Leerlingvolgsysteem ParnasSys en privacy

Om zicht te hebben op de studievoortgang van de leerlingen en om daarbij een passende ondersteuning voor iedere leerling te kunnen maken, maakt elke school van SO Fryslân gebruik van een leerlingvolgsysteem. SO Fryslân maakt gebruik van het systeem ParnasSys.

Het leerlingvolgsysteem wordt gevuld met allerlei gegevens rondom de leerlingen. Het gaat hierbij onder meer om persoonsgebonden gegevens, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, maar ook om gegevens die nodig zijn voor de specifieke ondersteuning van de leerlingen. Dit soort gegevens zijn vaak privacygevoelig en vallen onder de privacywetgeving (Wet bescherming persoonsgegevens).

Deze wetgeving legt aan het verwerken en verstrekken van deze persoonsgegevens een aantal beperkingen op. Zo mogen wij niet alle gegevens zomaar in het systeem opnemen, deze niet aan een ieder ter inzage geven of aan derden verstrekken. Slechts wanneer ouders/verzorgers/voogd toestemming verlenen voor het verwerken van zijn of haar persoonsgegevens gelden er geen belemmeringen voor het opnemen van de gegevens in het systeem.

Om ervoor te zorgen dat al onze medewerkers op onze scholen zich aan deze afspraken houden, heeft SO Fryslân een “Privacyreglement verwerking leerlinggegevens” opgesteld. Hierin is met name opgenomen dat SO Fryslân de persoonsgegevens van de leerlingen alleen verwerkt ten behoeve van de organisatie van het onderwijs, het begeleiden van de leerlingen of het geven van studieadviezen. Ook is vastgelegd welke persoonsgegevens in ParnasSys mogen worden opgenomen en door wie deze mogen worden ingezien. Dit recht is toegekend aan degenen die leiding geven aan of belast zijn met de (administratieve) verwerking van persoonsgegevens van leerlingen. Ook medewerkers die voor het goed kunnen uitoefenen van hun taken bepaalde leerlinggegevens nodig hebben kunnen deze gegevens inzien. De betrokken medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens van hun eigen leerlingen.

Op iedere school wordt dus in het geautomatiseerde systeem ParnasSys leerlinggegevens opgenomen, de leerling en zijn ouders hebben het recht om deze persoonsgegevens in te zien. Wanneer u dit wenst, kunt u een verzoek tot inzage indienen bij het college van bestuur van SO Fryslân.

PROTOCOL (hoe omgaan met leerlinggegevens)